La documentación periodística es aquella que trata de seleccionar, clasificar, textos y referencias sobre asuntos como datos, opiniones, etc., con el fin de crear información periodística. Los documentalistas de los trabajos trabajan con todo tipo de formatos, tanto escrito como multimedia. Estos documentos no tienen por qué ser únicamente a contenidos publicados en prensa, sino que también incluyen material como libros de consulta, diccionarios, etc., que ayuden al periodista a recuperar la información que necesita al instante.
Toda esta información requiere una atención especial a la labor comprobatoria-verificativa, para evitar errores ortográficos o de redacción, de nombres, fechas, etc., que nunca se pueden tener en un periódico. EL documentalista de prensa debe conocer bien los temas que va a tratar y preparar la información con suficiente rapidez, debido a al trabajo “contra reloj” que requiere el periodismo.
El documentalista debe tener dispuesta la información suficiente sobre un personaje a entrevistar, sobre cierto país de actualidad, etc., en definitiva el documentalista de prensa debe ayudar a los periodistas a la tarea preparatoria que sus reportajes requieren y, como apunta Galdón López, “ explicar causas y consecuencias, relaciones de tiempo y espacio y el significado profundo de los acontecimientos ”. Todo esto para que la información final que llegue al lector de prensa sea completamente comprensible.
Un aspecto de que el documentalista no debe olvidar es el posicionamiento ideológico del lugar en el que trabaje, por este motivo, la función de los datos que debe proporcionar este profesional, deben tratar de refrendar la opinión que el periódico deseé expresar.
Podríamos hablar de tres aspectos más a tener en cuenta en este tipo de centros. El primero trataría la velocidad de la respuesta a la petición un periodista, puesto que hablamos de un trabajo en el que la calidad se mide por la velocidad en dar la noticia. Otro aspecto a señalar sería la cantidad de fuentes disponibles en el centro y su conocimiento. Por último hablamos de la calidad y, aún más importante, la credibilidad de las fuentes consultadas.
En suma, la documentación es la rama de las cuencas que se encarga de almacenar las diferentes informaciones que resultan ser vitales para una investigación, sin está no se podría llevar a cabo una definición veraz sobre un asunto que necesariamente amerita ser objeto y veraz. Esta ha almacenado a lo largo de los años todo tipo de eventualidades que sirven como base a la comunicación, y sus respectivas ramas, como el periodismo. Gracias a documentación las noticias son una fuente sostenible y de confianza para el emisor, dado a que está conlleva consigo los antecedentes históricos que sirven como fuente de información para cualquier afirmación comunicacional o incluso las clasificaciones fuera de estas.
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